Vad är GDPR
Bakgrunden till den nya lagen är att EU-medborgare riskerar att förlora kontrollen över sina personuppgifter i takt med att Internet, sociala nätverk, sakernas internet (IoT) och Big Data används i allt högre utsträckning.
Syftet med förordningen är att skapa enhetliga regler för hela EU, att skydda medborgares rättigheter till sina egna data.
Detta gäller även vår samfällighet.
Nedan beskriver vi hur vi använder, lagrar och på annat sätt behandlar din information samt vilka rättigheter du har.
Vad används dina uppgifter till
Enligt gällande dataskyddsreglering får personuppgifter bara samlas in för ”särskilda, uttryckligt angivna och berättigande ändamål.” Personuppgifterna får sedan inte behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. Dessutom måste man också ha stöd i dataskyddsreglering för att hantera personuppgifter, ett sådant stöd kallas för rättslig grund.
För att vi lagligen ska få behandla dina personuppgifter krävs det att någon av följande grunder är uppfylld:
- behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande som styrelse (tex fakturera kvartalsavgiften),
- behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse som vi har (dvs om vi har en legal skyldighet att göra något enligt en annan lag),
- i specifika fall, efter att du har lämnat ditt samtycke till just den behandlingen. (tex publicera en bild på dig vår hemsida eller liknande)
Efterlevnad av lagar
Vi behandlar personuppgifter i syfte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter.
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse.
Exempel på behandling som kan förekomma för detta ändamål är lagring av faktureringsunderlag för att uppfylla vår skyldighet enligt bokföringslagen.
Direktmarknadsföring
Ändamål
Vi behandlar olika typer av data för att kunna informera fastighetsägarna i vår samfällighet. För dessa ändamål kan vi kommunicera med dig genom till exempel brev, sociala medier, sms, mms, telefon, e-post och via vår webb.
Rättslig grund: Berättigat intresse
Hur samlas uppgifterna in
Vi samlar in uppgifter i samband med att du flyttar in i vårt område, blir en del av samfälligheten och själv lämnar uppgifter till oss. Vi samlar även in uppgifter när du i annat fall kommunicerar med oss till exempel för att få viss information eller när du väljer att svara på ett frågeformulär som vi har skickat ut
Hur länge sparas uppgifterna
Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vad vi behöver. De uppgifter som vi samlar in behandlas för olika ändamål. De sparas därmed också under olika långt tid beroende på vad de ska användas till och våra skyldigheter enligt lag.
- Om vi inte anger något annat nedan sparar vi de flesta av dina Kunduppgifter så länge som du äger en fastighet i vår samfällighet. När fastigheten inte är i din ägo längre raderas de (eller anonymiseras) efter maximalt 6 månader, förutom då vi enligt lag är skyldiga att spara dem under en längre tid (exempelvis enligt bokföringslagen).
- Ärendehistorik från ärenden skickade till styrelsen raderas efter maximalt 6 månader från kontakten.
- De uppgifter vi har på grund av en rättslig förpliktelse sparas så länge som den aktuella lagen kräver.
Till vem lämnas uppgifterna ut
Vi lämnar ut dina personuppgifter:
- Till brottsbekämpande myndigheter enligt lag och myndighetsbeslut.
Hur skyddas uppgifterna
Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, förenliga med branschstandard, för att säkerställa att all information som vi behandlar skyddas från att obehöriga får del av den. Endast styrelsen har tillgång till informationen om dig och hanteringen av informationen är strikt reglerad.
Dina rättigheter
Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar (ett så kallat registerutdrag). Begäran om sådant utdrag ska göras skriftligt och vara undertecknad av dig. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, kommer vi lämna en motivering till dig. Observera att vi endast lämnar ut sådana uppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig. Begäran lägger du i styrelsens brevlåda vid stora garaget på Marsgränd 1. Märk kuvertet ”Registerutdrag”.
Du ansvarar för att dina personuppgifter hos oss är aktuella. Märker du att vi har felaktiga uppgifter om dig har du rätt att begära att vi rättar sådana uppgifter. Du har också rätt att komplettera med sådana personuppgifter som du anser saknas och som är relevanta med hänsyn till det ändamålet vi har med behandlingen av dina personuppgifter.
Rätt till radering
Vi sparar dina uppgifter så länge som du är fastighetsägare i vår samfällighet. När du inte längre är ägare till fastigheten raderas de (eller anonymiseras) inom 6 månader, förutom då vi enligt lag är skyldiga att spara dem under en längre tid (exempelvis enligt bokföringslagen).
Du har alltid rätt att vända dig till oss och be att dina personuppgifter raderas. I följande fall måste personuppgifter raderas:
- Om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som vi har samlat in och behandlar dem för;
- Om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta samtycke;
- Om du motsätter dig den personuppgiftsbehandlingen som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigande skäl som väger tyngre än ditt intresse;
Om personuppgifter inte behandlas enligt regleringen;
Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
Rätt till invändning
Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen.
Klagomål
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddsreglering bör du anmäla detta till oss så fort som möjligt. Du kan även vända dig direkt till Datainspektionen och lämna in ditt klagomål.
Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter
Om du vill utöva dina rättigheter så som din rätt till rättelse, radering av personuppgifter, utöva din rätt till invändning, återkallande av samtycke eller lämna klagomål kontaktar du vår styrelse.